Integracja z KSeF — krok po kroku

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to państwowy system do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. GastroMenadżer pozwala podłączyć się do KSeF i automatycznie wysyłać oraz pobierać faktury — bez logowania do portalu ksef.podatki.gov.pl.

Film: Integracja GastroMenadżera z KSeF — pełny proces krok po kroku

1Wejdź w ustawienia KSeF

Kliknij Ustawienia w menu bocznym, a następnie przejdź do zakładki KSeF. Zobaczysz listę podłączonych integracji (lub pustą, jeśli to Twoje pierwsze podłączenie).

Kliknij „Dodaj integrację KSeF".

2Uzupełnij dane firmy

Wpisz:

Nazwa — przyjazna nazwa integracji, np. „Restauracja Centrum Sp. z o.o."
NIP — 10-cyfrowy numer identyfikacji podatkowej firmy
Środowisko:
- Testowe — do prób, faktury nie mają mocy prawnej
- Produkcyjne — faktury prawnie wiążące

Zacznij od środowiska testowego

Zalecamy najpierw podłączyć środowisko testowe, wysłać kilka faktur próbnych i sprawdzić, czy wszystko działa poprawnie. Dopiero potem przełącz na produkcję. Uwaga: token dla środowiska testowego generujesz oddzielnie na stronie ap-test.ksef.mf.gov.pl (nie na produkcyjnym portalu).

3Wybierz metodę autoryzacji

System oferuje dwa sposoby połączenia z KSeF:

Opcja A

Token autoryzacyjny (najprostsze)

Token jest ważny 90 dni. Aby go wygenerować:

Zaloguj się na ksef.podatki.gov.pl
Przejdź do Tokeny → Generuj nowy token
Zaznacz uprawnienia: wystawianie faktur + przeglądanie faktur
Skopiuj wygenerowany token i wklej go w GastroMenadżerze

Opcja B

Certyfikat KSeF (zalecane)

Zaloguj się na ksef.podatki.gov.pl i wygeneruj certyfikat. Następnie w GastroMenadżerze wgrywasz:

Plik certyfikatu (.crt / .pem / .cer)
Plik klucza prywatnego (.key / .pem)
Hasło klucza prywatnego (jeśli jest zaszyfrowany)

Klucz prywatny jest szyfrowany przed zapisem — nigdy nie jest przesyłany w formie jawnej.

Token wygasa po 90 dniach

Pamiętaj o odnowieniu tokena przed upływem terminu. Jeśli token wygaśnie — faktury przestaną się wysyłać do czasu wpisania nowego.

4Zapisz i przetestuj połączenie

Po uzupełnieniu danych kliknij Zapisz. System automatycznie przetestuje połączenie z KSeF i pokaże wynik:

Zielony komunikat — połączenie działa prawidłowo
Czerwony komunikat — sprawdź token/certyfikat i NIP

5Ustaw automatyzację

Po zapisaniu integracji możesz włączyć automatyzację — kliknij edycję integracji i skonfiguruj:

Pobieranie faktur

Faktury zakupowe od dostawców

Włącz „Automatyczne pobieranie faktur" — system co X godzin sprawdzi KSeF i pobierze nowe faktury od dostawców.

Interwał: 1h, 4h, 12h, 24h, 48h lub 168h (raz w tygodniu). Polecamy raz na 24h — to wystarczy w większości lokali.

Opcjonalnie: auto-tworzenie wydatków — system sam utworzy wydatki z pobranych faktur i przypisze je do wybranego lokalu. Na początek zalecamy wyłączyć tę opcję — najpierw sprawdź, czy pobrane faktury wyglądają poprawnie, a dopiero potem włącz automatyczne tworzenie wydatków.

Wysyłanie faktur

Faktury sprzedażowe do KSeF

Włącz „Automatyczne wysyłanie faktur" — każda nowo wystawiona faktura zostanie automatycznie wysłana do KSeF.

Na początek zalecamy wyłączyć automatyczne wysyłanie. Wysyłaj faktury ręcznie — z poziomu widoku faktury — dopiero po upewnieniu się, że dane na fakturze są poprawne. Gdy nabierzesz pewności, możesz włączyć automatykę.

Wysłanej faktury nie cofniesz

Faktura wysłana do KSeF w środowisku produkcyjnym jest prawnie wiążąca. Upewnij się, że dane na fakturze są poprawne zanim włączysz automatyczne wysyłanie.

6Mapowanie kontrahentów (opcjonalnie)

Jeśli masz wielu dostawców i chcesz, żeby faktury automatycznie trafiały do odpowiednich lokali i kategorii wydatków — skonfiguruj mapowania:

Edytuj integrację KSeF
Przejdź do sekcji „Mapowanie kontrahentów"
Dodaj NIP dostawcy → przypisz domyślny lokal i kategorię wydatku

Dzięki temu system automatycznie przypisze pobrane faktury do właściwych lokali — bez ręcznego sortowania.

7Wysyłanie faktur do KSeF

Faktury możesz wysyłać na trzy sposoby:

Automatycznie — jeśli włączyłeś automatyczne wysyłanie, każda nowa faktura trafia do KSeF sama
Pojedynczo — otwórz fakturę i kliknij „Wyślij do KSeF"
Zbiorczo — na liście faktur zaznacz kilka i kliknij „Wyślij do KSeF"

Po wysłaniu faktura przechodzi przez statusy:

Nie wysłano

→

Wysyłanie

→

Wysłano

→

Potwierdzona (UPO)

System automatycznie sprawdza, czy KSeF zaakceptował fakturę. Gdy otrzyma UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — status zmieni się na zielony.

8Pobieranie faktur z KSeF

Faktury zakupowe od dostawców pobierają się automatycznie (jeśli włączyłeś auto-sync). Możesz też pobrać je ręcznie:

Wejdź w Pobierz faktury z KSeF z menu
Wybierz konto KSeF i zakres dat
Kliknij „Sprawdź w KSeF"
System pokaże ile faktur jest w KSeF, ile masz już w systemie, a ile brakuje
Zaznacz brakujące i kliknij „Importuj"

Zaimportowane faktury mogą automatycznie tworzyć wydatki — jeśli masz skonfigurowane mapowanie kontrahentów.

9Monitoring i historia

W zakładce Monitoring KSeF zobaczysz pełny przegląd:

Ile faktur wysłano, ile potwierdzonych, ile z błędem
Lista wszystkich wysłanych faktur z ich statusami
Logi synchronizacji z ostatnich 7 dni
Możliwość ręcznego odświeżenia statusów

Gdy KSeF jest niedostępny

Jeśli KSeF jest czasowo niedostępny — faktury trafiają do kolejki offline. System powinien wysłać je automatycznie, gdy KSeF wróci do działania. Zawsze jednak sprawdź w Monitoringu KSeF, czy wszystko zostało poprawnie przetworzone — nie polegaj wyłącznie na automatyce.

Szybkie podsumowanie

Ustawienia → KSeF → Dodaj integrację

Wpisz NIP, nazwę i wybierz środowisko (test/prod)

Wygeneruj token na ksef.podatki.gov.pl

Tokeny → Generuj nowy → uprawnienia do wystawiania i przeglądania → wklej

Zapisz i przetestuj

System automatycznie sprawdzi połączenie z KSeF

Włącz automatyzację

Auto-wysyłanie faktur sprzedażowych + auto-pobieranie zakupowych

Gotowe!

Faktury wysyłają się i pobierają automatycznie. Sprawdzaj statusy w Monitoringu KSeF.