Regulamin Usługi GastroMenadżer

I. Postanowienia ogólne

1. Definicje

• Usługodawca - ML GROUP INVEST SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ (ML GROUP INVEST Sp. z o.o.) z siedzibą w Głubczycach, ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce, NIP: 7481587576, REGON: 381683570, KRS: 0000179753 (Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), kapitał zakładowy 50 000,00 zł, tel. +48 727 715 097 (pon.–pt. 9:00–17:00), e-mail: kontakt@gastromenadzer.pl; właściciel i operator platformy GastroMenadżer oraz sprzedawca Modułów (wystawca faktur VAT)
• Usługa - aplikacja internetowa GastroMenadżer dostępna w modelu SaaS (Software as a Service), świadczona drogą elektroniczną
• Użytkownik - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Usługi
• Organizacja - podmiot gospodarczy (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, spółka lub inna jednostka) zarejestrowany w systemie, w ramach którego działają Użytkownicy
• Administrator Organizacji - Użytkownik posiadający najwyższe uprawnienia do zarządzania Organizacją w systemie
• Lokal - jednostka organizacyjna w ramach Organizacji (restauracja, kawiarnia, bar, catering, food truck itp.)
• Moduł - wyodrębniony obszar Usługi (np. Kadry, Finanse, Raporty, Magazyn, HACCP), udostępniany w Lokalu w zakresie Wersji bezpłatnej albo, po opłaceniu, w pełnym zakresie; aktualną listę Modułów zawiera cennik
• Wersja bezpłatna - zakres Usługi dostępny bez opłat i bez limitu czasu, opisany w części IV pkt 1
• Aktywny pracownik - osoba, która w danym miesiącu ma w Lokalu zaplanowaną zmianę w grafiku, zarejestrowany czas pracy albo sprzedaż w kasie; każdą osobę liczy się raz na Lokal; konta urządzeń (konta-terminale) nie są liczone
• Konsument - osoba fizyczna zawierająca umowę niezwiązaną bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego)
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z tą działalnością, gdy z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla niej charakteru zawodowego (art. 38a ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta)
• Panel zakupowy - ekran „Abonament” → „Moduły w lokalach” w Usłudze, w którym Administrator Organizacji wybiera Moduły dla Lokali, widzi cenę netto, VAT i brutto, akceptuje Regulamin i składa zamówienie przyciskiem „Zamawiam i płacę”
• Dane - wszelkie informacje, dokumenty i treści wprowadzone przez Użytkowników do systemu
• Konto - indywidualne konto Użytkownika w systemie, chronione danymi dostępowymi
• Regulamin - niniejszy dokument wraz z załącznikami
• Polityka Prywatności - odrębny dokument określający zasady przetwarzania danych osobowych
• Incydent bezpieczeństwa - każde zdarzenie naruszające bezpieczeństwo, integralność lub dostępność Danych
• Siła wyższa - zdarzenie zewnętrzne, niezależne od stron, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia

2. Przedmiot regulaminu

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę, w tym zasady korzystania z aplikacji GastroMenadżer - kompleksowego systemu CRM zaprojektowanego dla branży gastronomicznej (HoReCa), obejmującego zarządzanie pracownikami, grafikami, wydatkami, dokumentacją HACCP, szkoleniami i innymi aspektami prowadzenia działalności gastronomicznej.

3. Warunki korzystania

Rozpoczęcie korzystania z Usługi wymaga:

• Akceptacji niniejszego Regulaminu
• Akceptacji Polityki Prywatności
• Wyrażenia zgody na przetwarzanie plików cookies
• Posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych
• Posiadania uprawnień do reprezentowania Organizacji (w przypadku rejestracji Organizacji)

Użytkownik zobowiązuje się do przestrzegania postanowień Regulaminu oraz obowiązujących przepisów prawa polskiego i europejskiego.

4. Charakter Usługi

WAŻNE: Usługa GastroMenadżer jest narzędziem wspierającym zarządzanie działalnością gastronomiczną. Usługa NIE stanowi i nie zastępuje: doradztwa prawnego, doradztwa podatkowego, doradztwa księgowego, doradztwa BHP, oficjalnej dokumentacji HACCP wymaganej przez organy kontrolne, ani żadnego innego profesjonalnego doradztwa. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność prowadzonej przez siebie działalności z obowiązującymi przepisami prawa.

II. Szczegółowy zakres funkcjonalności Usługi

1. Moduł zarządzania pracownikami

Opis: Kompleksowa kartoteka pracowników z możliwością zarządzania całym cyklem zatrudnienia.

Funkcje szczegółowe:

• Tworzenie profili pracowników z danymi osobowymi (imię, nazwisko, PESEL, adres, dane kontaktowe)
• Przechowywanie zdjęć profilowych (avatarów) pracowników
• Zarządzanie umowami: o pracę (pełny etat, część etatu), zlecenie, o dzieło
• Definiowanie warunków zatrudnienia: stawki godzinowe, miesięczne, prowizje
• Przypisywanie pracowników do jednego lub wielu Lokali
• Śledzenie statusów zatrudnienia: aktywny, na urlopie, nieaktywny, były pracownik
• Historia zatrudnienia i zmian warunków pracy
• Import masowy z plików CSV z mapowaniem kolumn
• Eksport danych pracowników do CSV/PDF
• Wyszukiwanie i filtrowanie po różnych kryteriach

Zastrzeżenie: Moduł służy wyłącznie do ewidencji wewnętrznej. Nie zastępuje oficjalnej dokumentacji kadrowej wymaganej przez przepisy prawa pracy. Użytkownik odpowiada za zgodność prowadzonej dokumentacji kadrowej z przepisami.

2. Moduł grafików i harmonogramów

Opis: Inteligentny system planowania zmian dla zespołu gastronomicznego.

Funkcje szczegółowe:

• Interaktywny kalendarz zmian z widokami: dzienny, tygodniowy, miesięczny, listowy
• Tworzenie zmian z określeniem: data, godziny rozpoczęcia/zakończenia, Lokal, pracownik
• Automatyczny generator grafików uwzględniający: dostępność pracowników, preferencje, normy czasu pracy
• System preferencji dostępności pracowników (deklaracja dyspozycyjności)
• Moduł szukania zastępstw z powiadomieniami push do pracowników
• Wykrywanie konfliktów: nakładające się zmiany, przekroczenie norm czasu pracy
• Notatki do zmian (np. specjalne zadania, eventy)
• Kopiowanie grafików między tygodniami/miesiącami
• Eksport grafików do PDF dla pracowników i kierowników

Zastrzeżenie: System nie weryfikuje automatycznie zgodności grafików z Kodeksem Pracy. Pracodawca odpowiada za przestrzeganie przepisów o czasie pracy, odpoczynku dobowym i tygodniowym.

3. Moduł ewidencji czasu pracy (RCP)

Opis: Rejestracja rzeczywistego czasu pracy pracowników.

Funkcje szczegółowe:

• Rejestracja wejść/wyjść z użyciem: przycisku w aplikacji, skanowania NFC, skanowania QR
• Automatyczne rozliczanie przepracowanych godzin
• Wykrywanie i oznaczanie nadgodzin (50%, 100%)
• System urlopów: wypoczynkowy, okolicznościowy, bezpłatny, zdrowotny
• Ewidencja nieobecności: L4, nieobecność nieusprawiedliwiona, szkolenia
• Raporty RCP: miesięczne, dla ZUS, dla księgowości
• Historia wszystkich wejść i wyjść z lokalizacją (opcjonalnie)
• Korekty wpisów przez administratora z historią zmian

Zastrzeżenie: Ewidencja ma charakter pomocniczy. Oficjalna ewidencja czasu pracy musi być prowadzona zgodnie z wymogami Kodeksu Pracy. Pracodawca odpowiada za prawidłowe rozliczanie czasu pracy.

4. Moduł faktur i dokumentów finansowych

Opis: Wystawianie i zarządzanie dokumentami sprzedaży.

Funkcje szczegółowe:

• Wystawianie faktur VAT (standard, marża, RR)
• Wystawianie rachunków (dla podmiotów zwolnionych z VAT)
• Automatyczne numerowanie dokumentów wg wzorca
• Baza kontrahentów z automatycznym pobieraniem danych z GUS/VIES
• Walidacja numerów NIP
• Rejestr faktur zakupowych (z OCR - rozpoznawanie tekstu ze zdjęć)
• Statusy płatności: oczekuje, zapłacona, przeterminowana
• Gotowość do integracji z KSeF (Krajowy System e-Faktur)
• Eksport do PDF, JPG
• Wysyłka faktur emailem

Zastrzeżenie: System nie stanowi programu księgowego w rozumieniu przepisów podatkowych. Użytkownik jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami lub przekazywania danych do biura rachunkowego/księgowego.

5. Moduł wydatków

Opis: Rejestracja i kategoryzacja wszystkich kosztów operacyjnych.

Funkcje szczegółowe:

• Dodawanie wydatków z: datą, kwotą, kategorią, opisem, Lokalem
• Predefiniowane kategorie: żywność, napoje, alkohol, media, czynsz, wynagrodzenia, marketing, inne
• Możliwość tworzenia własnych kategorii
• Załączniki: zdjęcia paragonów, faktur, dokumentów
• Przypisywanie wydatków do konkretnych Lokali
• Statusy: oczekuje na zatwierdzenie, zatwierdzone, odrzucone
• Raporty i wykresy wydatków: dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne
• Porównania między okresami i Lokalami

6. Moduł kas fiskalnych

Opis: Zarządzanie przepływem gotówki w Lokalach.

Funkcje szczegółowe:

• Osobne kasy dla każdego Lokalu
• Obsługa wielu walut (PLN, EUR, USD i inne)
• Rejestr wpłat: utarg dzienny, wpłata na konto, inne
• Rejestr wypłat: wydatki, wypłaty do banku, zaliczki
• Automatyczne bilansowanie stanu kasy
• Raporty kasowe: dzienne, tygodniowe, miesięczne
• Historia wszystkich operacji z identyfikacją operatora
• Alerty o niezgodnościach i dużych kwotach

Zastrzeżenie: Moduł nie zastępuje kasy fiskalnej w rozumieniu przepisów podatkowych. Użytkownik jest zobowiązany do posiadania i używania kasy fiskalnej zgodnie z przepisami o VAT.

7. Moduł HACCP (Analiza Zagrożeń i Krytyczne Punkty Kontroli)

Opis: Wsparcie w prowadzeniu dokumentacji systemu bezpieczeństwa żywności.

Funkcje szczegółowe:

• Rejestr temperatur: pomiary temperatury urządzeń chłodniczych, zamrażarek, podgrzewaczy
• Definiowanie urządzeń z zakresami temperatur (min/max) i częstotliwością pomiarów
• Skanowanie QR kodów urządzeń dla szybkiego wpisu
• Automatyczne alerty o przekroczeniach norm temperaturowych
• Rejestr dostaw: kontrola jakości przyjmowanych towarów
• Weryfikacja: temperatura dostawy, stan opakowań, daty ważności, dokumenty
• Statusy: przyjęta, odrzucona, przyjęta warunkowo
• Rejestr czystości: harmonogram i realizacja sprzątania/dezynfekcji
• Strefy: kuchnia, sala, toalety, magazyn, zaplecze
• Rodzaje: sprzątanie codzienne, dezynfekcja, mycie, deratyzacja
• Raporty HACCP do wydruku zgodne z wymogami Sanepid

⚠️ WAŻNE ZASTRZEŻENIE: Moduł HACCP w systemie GastroMenadżer jest narzędziem pomocniczymułatwiającym prowadzenie dokumentacji. NIE STANOWI oficjalnego systemu HACCP i NIE ZASTĘPUJEobowiązku wdrożenia systemu HACCP zgodnego z wymogami prawa żywnościowego (Rozporządzenie WE 852/2004, Ustawa o bezpieczeństwie żywności). Użytkownik jest wyłącznie odpowiedzialny za: prawidłowe wdrożenie systemu HACCP, szkolenie personelu, prowadzenie oficjalnej dokumentacji, zgodność z wymogami kontroli sanitarnej. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za wyniki kontroli sanitarnych ani za konsekwencje ewentualnych naruszeń przepisów bezpieczeństwa żywności.

8. Moduł szkoleń pracowniczych

Opis: Kompleksowy system szkoleń online dla pracowników.

Funkcje szczegółowe:

• Tworzenie szkoleń z materiałami: tekst sformatowany, obrazy, pliki PDF, wideo (YouTube, Vimeo, własne)
• Podział szkoleń na moduły i lekcje
• Testy końcowe: pytania jednokrotnego/wielokrotnego wyboru, prawda/fałsz
• Konfigurowalny próg zaliczenia (np. 70%, 80%)
• Możliwość wielu podejść do testu lub ograniczenie liczby prób
• Certyfikaty ukończenia (PDF) z numerem i datą
• Śledzenie postępu pracowników w szkoleniach
• Przypisywanie szkoleń: obowiązkowe dla wszystkich, dla stanowisk, dla Lokali
• Terminy ukończenia z przypomnieniami
• Opcjonalne blokowanie funkcji systemu do czasu ukończenia wymaganych szkoleń
• Raporty: ukończone szkolenia, wyniki testów, zaległe szkolenia

Zastrzeżenie: Szkolenia w systemie nie zastępują oficjalnych szkoleń wymaganych przepisami prawa (BHP, HACCP, sanitarne). Certyfikaty wewnętrzne nie mają mocy prawnej. Pracodawca odpowiada za zapewnienie pracownikom wymaganych szkoleń przez uprawnione podmioty.

9. Moduł floty pojazdów

Opis: Zarządzanie pojazdami służbowymi i dostawczymi.

Funkcje szczegółowe:

• Kartoteka pojazdów: marka, model, rocznik, numer rejestracyjny, VIN
• Przypomnienia: ubezpieczenia OC/AC, przeglądy techniczne, wymiana opon
• Historia serwisowa: naprawy, wymiany, przeglądy
• Śledzenie kosztów: paliwo, naprawy, ubezpieczenia, parking
• Przypisanie do Lokali i pracowników (kierowców)
• Dokumenty: dowód rejestracyjny, polisy (skany)

10. Moduł sprzętu i wyposażenia

Opis: Inwentaryzacja i zarządzanie wyposażeniem lokali.

Funkcje szczegółowe:

• Kartoteka sprzętu: nazwa, producent, model, numer seryjny, data zakupu
• Kategorie: sprzęt kuchenny, AGD, meble, IT, chłodnictwo
• Generowanie i drukowanie kodów QR dla sprzętu
• Historia serwisów i napraw
• Przypisanie do Lokali i pracowników odpowiedzialnych
• Status: sprawny, w naprawie, do wymiany, wycofany
• Gwarancje: terminy, warunki, dokumenty

11. Moduł stanów magazynowych i list zakupów

Opis: Śledzenie zapasów i automatyzacja zamówień.

Funkcje szczegółowe:

• Produkty: nazwa, jednostka, kategoria, dostawca preferowany
• Stany minimalne i optymalne dla każdego produktu
• Automatyczne alerty o niskim stanie
• Listy zakupów: ręczne i automatyczne (na podstawie stanów)
• Zbiorcze dodawanie brakujących produktów do listy
• Statusy pozycji: do kupienia, kupione, niedostępne
• Historia ruchów magazynowych: przyjęcia, wydania, inwentaryzacje

12. Moduł kontrahentów

Funkcje szczegółowe:

• Baza dostawców i odbiorców
• Dane: nazwa, NIP, REGON, adres, kontakty, numery kont bankowych
• Automatyczna walidacja NIP z bazą GUS
• Kategoryzacja: dostawca żywności, usługi, media, inne
• Historia transakcji i dokumentów
• Notatki i oceny współpracy

13. Moduł zadań

Funkcje szczegółowe:

• Tworzenie zadań z: tytułem, opisem, terminem, priorytetem
• Przypisywanie do pracowników lub zespołów
• Priorytety: niski, normalny, wysoki, pilny
• Statusy: nowe, w trakcie, zakończone, anulowane
• Komentarze i załączniki do zadań
• Powiadomienia o terminach i zmianach

14. System powiadomień

• Powiadomienia push w przeglądarce (po wyrażeniu zgody)
• Powiadomienia push w aplikacji mobilnej PWA
• Powiadomienia email (konfigurowalne)
• Powiadomienia w systemie (dzwonek)
• Typy powiadomień: zmiany w grafiku, nowe zadania, alerty HACCP, przypomnienia, prośby o zastępstwo

15. Aplikacja mobilna (PWA)

Usługa dostępna jest jako Progressive Web App (PWA), co umożliwia:

• Instalację na urządzeniach mobilnych (Android, iOS) z ekranu głównego
• Działanie w trybie fullscreen (jak natywna aplikacja)
• Powiadomienia push
• Ograniczoną funkcjonalność offline (cache ostatnich danych)
• Automatyczne aktualizacje

III. Rozwiązanie techniczne i bezpieczeństwo

1. Architektura systemu

• Model dostarczania: Software as a Service (SaaS) - usługa dostępna przez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalacji oprogramowania
• Frontend: Aplikacja webowa zbudowana w technologii React 18 z TypeScript, zoptymalizowana pod kątem wydajności i dostępności
• Backend: Supabase - platforma Backend-as-a-Service oparta na PostgreSQL, hostowana w infrastrukturze AWS
• Baza danych: PostgreSQL 15+ z pełnym wsparciem dla ACID, transakcji i relacyjnych danych
• Autentykacja: Supabase Auth z obsługą: email/hasło, OAuth 2.0 (Google), magic links
• API: RESTful API oraz Realtime subscriptions przez WebSocket
• Storage: Supabase Storage (S3-compatible) dla plików z CDN
• Edge Functions: Deno-based serverless functions dla operacji wymagających logiki serwerowej

2. Środki bezpieczeństwa techniczne

Usługodawca stosuje następujące środki bezpieczeństwa:

a) Szyfrowanie danych

• Transport: TLS 1.3 dla wszystkich połączeń (HTTPS)
• Baza danych: szyfrowanie at-rest (AES-256)
• Hasła: hashowanie bcrypt z salt
• Tokeny sesji: JWT z krótkim czasem życia i refresh tokens

b) Kontrola dostępu

• Row Level Security (RLS): polityki na poziomie wierszy bazy danych
• Izolacja danych między organizacjami na poziomie bazy danych
• System ról: Super Admin (Usługodawca), Owner (właściciel organizacji), Admin, Manager, Employee
• Granularne uprawnienia do modułów i funkcji
• Automatyczne wylogowanie po zmianie hasła na wszystkich urządzeniach

c) Monitoring i audyt

• Logi dostępu i operacji
• Monitoring dostępności i wydajności
• Alerty o podejrzanych aktywnościach
• Historia zmian krytycznych danych

d) Kopie zapasowe

• Automatyczne backupy bazy danych: codziennie
• Point-in-time recovery: do 7 dni wstecz
• Geograficzna replikacja danych
• Testowane procedury odzyskiwania

e) Ochrona przed atakami

• Rate limiting zapytań API
• Ochrona przed SQL injection (parametryzowane zapytania)
• Ochrona przed XSS (sanityzacja danych)
• CORS (Cross-Origin Resource Sharing) policy
• CSP (Content Security Policy)
• DDoS protection przez CDN (Cloudflare)

3. Lokalizacja danych

Dane przechowywane są w centrach danych Supabase/AWS na terenie Unii Europejskiej (region eu-central-1, Frankfurt). Transfer danych poza EOG nie następuje, chyba że jest to niezbędne do świadczenia Usługi i odbywa się zgodnie z odpowiednimi zabezpieczeniami (standardowe klauzule umowne).

4. Wymagania techniczne po stronie Użytkownika

• Przeglądarki: Chrome 90+, Firefox 88+, Safari 14+, Edge 90+ (zalecane najnowsze wersje)
• JavaScript: Musi być włączony
• Cookies: Muszą być włączone (niezbędne do sesji)
• Połączenie internetowe: Stałe połączenie dla pełnej funkcjonalności (min. 1 Mbps)
• Rozdzielczość: Min. 320px szerokości (responsywny design)
• Urządzenia: Komputery, tablety, smartfony z obsługą nowoczesnych przeglądarek
• Aplikacja GastroMenadżer POS (Android): tablet lub terminal z systemem Android 7.0 lub nowszym, instalacja pliku APK udostępnianego przez Usługodawcę
• Drukarki fiskalne: drukarki online Novitus, Posnet i Elzab połączone z urządzeniem kasowym przez sieć lokalną (TCP/IP, LAN lub Wi-Fi); inne modele wymagają uprzedniej weryfikacji przez Usługodawcę
• Terminale płatnicze: terminale eService (w tym urządzenia Android „wszystko w jednym”)

5. Dostępność i SLA

• Wersja bezpłatna i pojedyncze Moduły: "best effort" - bez gwarantowanego SLA
• Pakiet „Wszystkie moduły”: 99.5% dostępności miesięcznie
• Umowa indywidualna: 99.9% dostępności miesięcznie z określonymi rekompensatami
• Okna serwisowe: Planowane przerwy techniczne ogłaszane z 48h wyprzedzeniem
• Status: Dostępny na stronie statusu usługi

6. Integracje zewnętrzne

• Płatności: Stripe (PCI DSS Level 1 certified), PayU
• KSeF: Gotowość do integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (API)
• GUS/VIES: Walidacja danych firm
• Google OAuth: Logowanie przez Google
• Analytics: Google Analytics 4, Meta Pixel (opcjonalnie, za zgodą)

IV. Wersja bezpłatna, Moduły i płatności

Aktualny zakres Modułów i ceny opisuje cennik. Ceny są cenami netto za miesiąc i dotyczą jednego Lokalu. Postanowienia tej części stosuje się do Organizacji zarejestrowanych od dnia wejścia w życie niniejszej wersji Regulaminu; Organizacje zarejestrowane wcześniej — zob. Załącznik nr 2.

1. Wersja bezpłatna

Bez opłat i bez limitu czasu Organizacja otrzymuje:

• Kasę POS w 1 Lokalu: 1 drukarka (kasa) fiskalna, 1 terminal płatniczy, do 3 kont Użytkowników, historia sprzedaży z ostatnich 24 godzin i raport dobowy. Wersja bezpłatna nie obejmuje ekranów kuchni, numerków, ekranu klienta, tabletu do zamówień z kodu QR ani raportu kasjera
• QR Menu — osobny Moduł, zawsze bezpłatny
• HACCP — do 2 urządzeń w każdym Lokalu
• Zapis w każdym Module — dane można wprowadzać we wszystkich Modułach; bez opłaconego Modułu widoczne są wpisy z ostatnich 24 godzin (w Module Raporty: wyłącznie bieżący dzień), a wpisy starsze są przechowywane, lecz niewidoczne do czasu opłacenia Modułu w danym Lokalu

Eksport, wydruki, raport dla organów kontrolnych i powiadomienia Modułu są dostępne po jego opłaceniu, z wyjątkiem raportu dobowego Kasy POS i ogólnego powiadomienia o alarmie temperatury HACCP. Wysyłka faktur do KSeF działa także bez opłaconego Modułu.

2. Moduły płatne

• Każdy Moduł (pełny wgląd i pełny zakres funkcji): 30 zł netto/miesiąc za Lokal. Moduły: Kasa POS — pełna wersja, Kadry, Finanse, Raporty, Magazyn, HACCP, Opinie Google, Sprzęt, umowy, pojazdy, Program lojalnościowy, Ekrany w lokalu, Franczyza
• W cenie Modułów Lokalu: do 10 Aktywnych pracowników; każdy kolejny Aktywny pracownik: 5 zł netto/miesiąc
• Moduły wspólne bez opłat: pulpit, Lokale, konta i uprawnienia, ustawienia
• Wsparcie email (czas odpowiedzi: do 48h)

3. Pakiet „Wszystkie moduły” (299 zł netto/miesiąc za Lokal)

• Wszystkie Moduły płatne w danym Lokalu
• Do 20 Aktywnych pracowników w cenie; każdy kolejny: 5 zł netto/miesiąc
• Nie obejmuje integracji z platformami dostaw
• Priorytetowe wsparcie (czas odpowiedzi: do 24h)
• SLA 99.5%

4. Integracja z platformami dostaw

149 zł netto/miesiąc za Lokal, płatna osobno. Integracja nie wchodzi w skład pakietu „Wszystkie moduły” ani nie jest objęta kuponami i promocjami.

5. Sieci i franczyza

Każdy Lokal ma odrębny abonament i własny zestaw Modułów.

6. Umowa indywidualna (cena indywidualna)

• Liczba Lokali i pracowników według umowy
• Dedykowany opiekun klienta
• Szkolenia wdrożeniowe (on-site lub online)
• Dostęp do API
• Własne integracje na zamówienie
• SLA 99.9% z rekompensatami
• Priorytetowe wsparcie (telefon, czas odpowiedzi: do 4h)

7. Kupon GASTRO90

Kupon o wartości 990 zł netto daje nowej Organizacji pełny zakres wszystkich Modułów płatnych we wszystkich jej Lokalach przez 3 miesiące (90 dni) od rejestracji, z wyłączeniem integracji z platformami dostaw. Kupon wpisuje się przy rejestracji Organizacji, jeden na Organizację, do 31 marca 2027 r. Kupon nie podlega wymianie na gotówkę. Po upływie okresu kuponu Moduły wracają do zakresu Wersji bezpłatnej, chyba że zostaną opłacone. Niniejsza wersja Regulaminu nie przewiduje okresu próbnego.

8. Płatności

• Cykl rozliczeniowy: Miesięczny. Przy płatności PayU lub przelewem można opłacić z góry 3, 6 albo 12 miesięcy (bez rabatu)
• Metody płatności: Karta płatnicza (Stripe), płatność online PayU, przelew bankowy
• Fakturowanie: Automatyczne faktury VAT wysyłane emailem i dostępne w panelu
• Waluta i ceny: PLN. Ceny w cenniku są cenami netto, do których doliczany jest VAT 23% (np. Moduł 30 zł netto = 36,90 zł brutto miesięcznie za Lokal; pakiet „Wszystkie moduły” 299 zł netto = 367,77 zł brutto; kolejny Aktywny pracownik 5 zł netto = 6,15 zł brutto; integracja z platformami dostaw 149 zł netto = 183,27 zł brutto). Przed zapłatą Panel zakupowy pokazuje łączną kwotę netto, VAT i brutto za cały okres rozliczeniowy. Poza ceną nie są pobierane żadne inne opłaty (brak kosztów dostawy — Usługa jest świadczona drogą elektroniczną)
• Operatorzy płatności: PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań, KRS 0000274399(płatności online: szybkie przelewy, BLIK, karty) oraz Stripe Inc. (karty płatnicze, wyłącznie abonamenty zawarte przed 6 listopada 2026 r.)

9. Brak płatności

• Przed końcem opłaconego okresu: Przypomnienia email 30 dni, 7 dni i 1 dzień wcześniej
• Po końcu opłaconego okresu lub nieudanej płatności: pełny zakres Modułu zostaje wstrzymany od razu, a Moduł wraca do zakresu Wersji bezpłatnej. Dane pozostają zapisane, a Wersja bezpłatna (w tym Kasa POS) działa dalej

Opłacenie Modułu przywraca pełny wgląd we wszystkie zapisane dane tego Modułu w danym Lokalu.

10. Zmiana zakresu Modułów

Administrator Organizacji może w dowolnym momencie włączyć kolejne Moduły albo zrezygnować z Modułów w danym Lokalu. Przy włączeniu Modułu w trakcie okresu rozliczeniowego opłata jest naliczana proporcjonalnie. Rezygnacja z Modułu obowiązuje od następnego okresu rozliczeniowego.

11. Odstąpienie od umowy i zwroty

• Usługa jest przeznaczona dla podmiotów prowadzących działalność gastronomiczną. Konsumentowi oraz Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia (dnia złożenia zamówienia w Panelu zakupowym), bez podawania przyczyny, niezależnie od wybranej formy płatności.
• Jak odstąpić: wystarczy wysłać oświadczenie e-mailem na kontakt@gastromenadzer.pl albo pisemnie na adres ML GROUP INVEST Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce, podając nazwę Organizacji, Lokal i Moduły, których dotyczy odstąpienie. Można (nie trzeba) skorzystać ze wzoru formularza odstąpienia stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem. Usługodawca niezwłocznie potwierdza otrzymanie oświadczenia e-mailem.
• Zwrot płatności: niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem płatności, którego użył klient (zwrot przez PayU S.A. na rachunek lub kartę), chyba że klient wyraźnie zgodzi się na inny sposób, który nie wiąże się dla niego z kosztami.
• Nic nie odsyłasz: Usługa jest świadczona wyłącznie drogą elektroniczną — nie ma towaru do zwrotu, adresu zwrotów ani kosztów przesyłki. Zwroty urządzeń ze Sklepu opisuje pkt 16.
• Rozpoczęcie świadczenia przed upływem 14 dni: Moduły są odblokowywane od razu po zaksięgowaniu płatności. Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta przed zapłatą wyraźnie żąda w Panelu zakupowym rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu do odstąpienia. Jeżeli następnie odstąpi od umowy, płaci za okres korzystania do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do liczby dni (art. 35 ustawy o prawach konsumenta), a pozostała część ceny jest zwracana. Prawo odstąpienia nie przysługuje, gdy Usługodawca w pełni wykonał usługę (upłynął cały opłacony okres) za wyraźną i uprzednią zgodą klienta, który został poinformowany o utracie tego prawa (art. 38 ust. 1 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta).
• Pozostali przedsiębiorcy (spółki i osoby zawierające umowę o charakterze zawodowym): prawo odstąpienia z ustawy o prawach konsumenta nie przysługuje. Rezygnacja z Modułu działa od następnego okresu rozliczeniowego (pkt 10). W wyjątkowych sytuacjach Usługodawca może zwrócić proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres opłacony z góry — decyzja rozpatrywana indywidualnie.

12. Składanie zamówienia i realizacja

1. Zamówienie składa Administrator Organizacji (lub osoba z uprawnieniem do Abonamentu) po zalogowaniu, w Panelu zakupowym: zakładka „Abonament” → „Moduły w lokalach”. Wybiera Moduły, pakiet „Wszystkie moduły” lub integrację z platformami dostaw dla poszczególnych Lokali.
2. Koszyk pokazuje każdą pozycję z okresem świadczenia (daty od–do), dopłatę za Aktywnych pracowników ponad limit oraz łączną kwotę netto, VAT i brutto do zapłaty za okres rozliczeniowy (jeden miesiąc).
3. Przed zapłatą klient akceptuje niniejszy Regulamin i Politykę Prywatności (pole wyboru w koszyku), a następnie klika przycisk „Zamawiam i płacę”, co oznacza złożenie zamówienia z obowiązkiem zapłaty. Wersja zaakceptowanego Regulaminu i czas akceptacji są zapisywane przy zamówieniu.
4. Płatność odbywa się w serwisie PayU S.A.. Umowa zostaje zawarta z chwilą złożenia zamówienia; płatność jest jednorazowa za jeden miesiąc, bez automatycznego odnawiania.
5. Termin realizacji: Moduły są odblokowywane automatycznie niezwłocznie po otrzymaniu potwierdzenia płatności od PayU S.A. — zwykle w ciągu kilku minut, nie później niż w ciągu 1 dnia roboczego od zaksięgowania płatności. Usługa nie wymaga dostawy; nie są pobierane koszty dostawy.
6. Czas trwania: pełny zakres Modułu obowiązuje w okresie wskazanym w koszyku (jeden miesiąc od dnia zapłaty albo od końca bieżącego opłaconego okresu). Po jego upływie Moduł wraca do zakresu Wersji bezpłatnej, chyba że zostanie ponownie opłacony.
7. Potwierdzenie zamówienia jest widoczne w Panelu zakupowym, a faktura VAT wystawiana przez Usługodawcę jest dostępna w zakładce „Abonament” → „Faktury” i wysyłana e-mailem na adres podany w danych do faktury.

13. Reklamacje

• Reklamację dotyczącą Usługi, płatności lub faktury można złożyć e-mailem na kontakt@gastromenadzer.pl, telefonicznie pod numerem +48 727 715 097 (pon.–pt. 9:00–17:00) albo pisemnie na adres ML GROUP INVEST Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce.
• Reklamacja powinna zawierać: nazwę Organizacji i adres e-mail konta, opis problemu (Moduł, Lokal, data), oczekiwany sposób załatwienia sprawy oraz — przy płatnościach — numer zamówienia lub faktury.
• Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem (lub pisemnie, jeśli tak złożono reklamację). Brak odpowiedzi w tym terminie wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta oznacza uznanie reklamacji.
• Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta mają uprawnienia z tytułu braku zgodności usługi cyfrowej z umową określone w rozdziale 5b ustawy o prawach konsumenta, których Regulamin nie wyłącza ani nie ogranicza. Reklamacje dotyczące samej transakcji płatniczej można kierować także do PayU S.A..

14. Wsparcie i usługi posprzedażowe

• Wsparcie techniczne: e-mail support@gastromenadzer.pl lub kontakt@gastromenadzer.pl, telefon +48 727 715 097 (pon.–pt. 9:00–17:00), dokumentacja na stronie gastromenadzer.pl/dokumentacja.
• Czas odpowiedzi: Moduły — do 48 h; pakiet „Wszystkie moduły” — do 24 h; umowa indywidualna — do 4 h (szczegóły w pkt 2, 3 i 6). Dostępność Usługi i SLA — część III pkt 5.
• W okresie opłaconym Usługodawca usuwa zgłoszone błędy, udostępnia aktualizacje Usługi i aplikacji GastroMenadżer POS bez dodatkowych opłat. Gwarancja w rozumieniu art. 577 Kodeksu cywilnego nie jest udzielana; nie ogranicza to praw Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta opisanych w pkt 13.

15. Ograniczenia i wymagania

• Usługa jest dostępna przez Internet bez ograniczeń terytorialnych, jednak jest przygotowana do prowadzenia działalności w Polsce: rozliczenia w PLN, faktury według polskich przepisów, integracje z polskimi drukarkami fiskalnymi, KSeF i polskimi operatorami. Moduły są sprzedawane wyłącznie w PLN.
• Do złożenia zamówienia potrzebne są: Konto w Usłudze, Organizacja z co najmniej jednym Lokalem, uprawnienie do Abonamentu oraz dane do faktury (w przypadku przedsiębiorców — NIP). Wymagania techniczne — część III pkt 4.

16. Urządzenia ze Sklepu

• Urządzenia prezentowane na stronie gastromenadzer.pl/sklep (termometry, karty NFC) zamawia się przez formularz kontaktowy. Przed zapłatą Usługodawca potwierdza e-mailem cenę brutto, koszt i sposób dostawy oraz termin wysyłki; umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji tego potwierdzenia.
• Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy w terminie 14 dni od otrzymania urządzenia (zasady zgłoszenia jak w pkt 11). Urządzenie należy odesłać na adres ML GROUP INVEST Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce w terminie 14 dni od odstąpienia; bezpośredni koszt odesłania ponosi kupujący. Zwrot ceny wraz z najtańszym oferowanym kosztem dostawy następuje w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, przy czym Usługodawca może wstrzymać się ze zwrotem do chwili otrzymania urządzenia lub dowodu jego odesłania.
• Reklamacje urządzeń (rękojmia / brak zgodności towaru z umową) — na adres e-mail lub adres korespondencyjny z pkt 13; wadliwe urządzenie należy odesłać na adres ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce na koszt Usługodawcy po uzgodnieniu sposobu wysyłki. Termin rozpatrzenia: 14 dni.

V. Ochrona danych osobowych

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określone są w odrębnym dokumenciePolityka Prywatności. Poniżej przedstawiono najważniejsze informacje.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Usługodawca. W przypadku danych pracowników wprowadzonych do systemu, administratorem jest Organizacja (pracodawca), a Usługodawca występuje w roli podmiotu przetwarzającego (procesora).

2. Podstawy prawne przetwarzania

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy (świadczenie Usługi)
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda (marketing, analytics)
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązek prawny (faktury, dokumentacja podatkowa)
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - uzasadniony interes (bezpieczeństwo, rozwój usługi)

3. Kategorie danych

• Dane konta: email, hasło (hash), imię, nazwisko
• Dane organizacji: nazwa, NIP, adres, dane kontaktowe
• Dane pracowników: pełne dane osobowe, zatrudnienia, finansowe (wprowadzane przez Organizację)
• Dane operacyjne: logi, aktywność w systemie, preferencje

4. Umowa powierzenia przetwarzania

Dla danych pracowników wprowadzanych przez Organizację, akceptacja Regulaminu stanowi zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Szczegółowe warunki określone są w Załączniku nr 1 do Regulaminu.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO, osobom przysługuje prawo do:

• Dostępu do swoich danych (art. 15)
• Sprostowania danych (art. 16)
• Usunięcia danych - "prawo do bycia zapomnianym" (art. 17)
• Ograniczenia przetwarzania (art. 18)
• Przenoszenia danych (art. 20)
• Sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21)
• Niepodlegania profilowaniu (art. 22)
• Wniesienia skargi do PUODO

6. Retencja danych

• Dane konta: do usunięcia konta + 30 dni (backup)
• Dane organizacji: do zakończenia subskrypcji + okres wymagany prawem
• Faktury i dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego
• Logi bezpieczeństwa: 12 miesięcy
• Kopie zapasowe: 30 dni

VI. Odpowiedzialność i ograniczenie odpowiedzialności

0. WYŁĄCZENIE GWARANCJI (DISCLAIMER)

1. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca zobowiązuje się do:

• Zapewnienia dostępu do Usługi zgodnie z wybranym pakietem
• Dołożenia należytej staranności w utrzymaniu bezpieczeństwa danych
• Wykonywania regularnych kopii zapasowych
• Informowania o planowanych przerwach technicznych z 48h wyprzedzeniem
• Zapewnienia wsparcia technicznego zgodnie z wybranym pakietem
• Rozwoju i aktualizacji systemu
• Powiadomienia o istotnych incydentach bezpieczeństwa w ciągu 72h

2. Obowiązki Użytkownika

Użytkownik zobowiązuje się do:

• Korzystania z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami
• Ochrony danych dostępowych (nieudostępniania loginu i hasła)
• Używania silnych, unikalnych haseł
• Niezwłocznego zgłaszania podejrzenia nieuprawnionego dostępu
• Wprowadzania prawdziwych i aktualnych danych
• Posiadania odpowiednich uprawnień do wprowadzania danych innych osób
• Terminowej realizacji płatności
• Nieudostępniania konta osobom nieuprawnionym
• Niepodejmowania prób obejścia zabezpieczeń systemu
• Niekorzystania z Usługi w sposób mogący zakłócić jej działanie

3. Wyłączenie odpowiedzialności Usługodawcy

W MAKSYMALNYM ZAKRESIE DOZWOLONYM PRZEZ PRAWO, USŁUGODAWCA NIE PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA:

a) Okoliczności niezależne od Usługodawcy

• Przerwy w dostępie spowodowane awarią infrastruktury dostawców zewnętrznych (Supabase, AWS, Cloudflare)
• Przerwy wynikające z działania siły wyższej (klęski żywiołowe, wojny, pandemie, strajki, akty terroryzmu)
• Awarie sieci Internet lub operatorów telekomunikacyjnych
• Ataki DDoS i inne formy cyberataków mimo stosowania adekwatnych zabezpieczeń
• Działania organów państwowych nakazujące wstrzymanie usługi

b) Działania i zaniechania Użytkownika

• Utratę danych wynikającą z działań Użytkownika (np. usunięcie)
• Konsekwencje ujawnienia danych dostępowych osobom trzecim przez Użytkownika
• Skutki korzystania z nieaktualnych przeglądarek lub oprogramowania
• Nieprawidłowe korzystanie z Usługi niezgodne z dokumentacją
• Wprowadzenie nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych danych
• Decyzje biznesowe podjęte na podstawie danych z systemu

c) Incydenty bezpieczeństwa i cyberataki

Usługodawca NIE PONOSI ODPOWIEDZIALNOŚCI za:

• Wycieki danych spowodowane atakami hakerskimi, w tym ransomware, malware, phishing, social engineering, ataki DDoS, SQL injection, XSS, CSRF, Man-in-the-Middle i inne rodzaje ataków, jeśli Usługodawca stosował adekwatne, standardowe w branży środki bezpieczeństwa opisane w sekcji III
• Wykorzystanie luk bezpieczeństwa typu zero-day (nieznanych publicznie w momencie ataku) w oprogramowaniu Usługodawcy, dostawców zewnętrznych lub systemów operacyjnych
• Ataki na infrastrukturę dostawców (Supabase, AWS, Cloudflare) prowadzące do wycieku lub niedostępności danych
• Włamania na konta Użytkowników spowodowane: słabymi hasłami, ponownym użyciem haseł z innych serwisów, phishingiem, keyloggerami, social engineeringiem lub innymi metodami wymierzonymi bezpośrednio w Użytkownika
• Przechwycenie danych w transmisji mimo stosowania szyfrowania TLS, jeśli wynika to z kompromitacji urządzenia Użytkownika lub ataku na infrastrukturę certyfikatów
• Konsekwencje złośliwego oprogramowania na urządzeniach Użytkownika (wirusy, trojany, spyware, keyloggery, rootkity)
• Naruszenia danych wynikające z działań pracowników Użytkownika lub osób, którym Użytkownik udostępnił dane logowania
• Ataki sponsorowane przez państwa (state-sponsored attacks) lub grupy APT (Advanced Persistent Threat)

d) Siła wyższa i okoliczności nadzwyczajne

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Regulaminu, jeśli jest to spowodowane okolicznościami siły wyższej lub okolicznościami nadzwyczajnymi, w tym w szczególności:

• Klęski żywiołowe: powodzie, trzęsienia ziemi, huragany, pożary, epidemie, pandemie
• Działania wojenne, akty terroryzmu, zamieszki, stany wyjątkowe
• Strajki, lokauty, protesty społeczne
• Awarie sieci energetycznej, telekomunikacyjnej lub internetowej o zasięgu regionalnym/globalnym
• Działania organów państwowych: embarga, sankcje, nakazy sądowe, blokady
• Cyberataki o skali globalnej lub regionalnej (np. ataki na infrastrukturę krytyczną)
• Awarie centrów danych dostawców zewnętrznych (AWS, Cloudflare)
• Nagłe zmiany w przepisach prawa uniemożliwiające świadczenie Usługi
• Inne zdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia

W przypadku wystąpienia siły wyższej, terminy realizacji zobowiązań ulegają zawieszeniu na czas trwania przeszkody. Usługodawca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Użytkowników o zaistnieniu i ustaniu okoliczności siły wyższej.

e) Szkody pośrednie i specjalne

• Utracone korzyści, utracone przychody, utracone zyski
• Szkody następcze, pośrednie i specjalne
• Utratę reputacji, goodwill, klientów lub kontraktów
• Kary umowne nałożone przez kontrahentów Użytkownika
• Koszty postępowań prawnych Użytkownika z osobami trzecimi
• Koszty przestojów w działalności
• Utratę danych lub koszty ich odzyskiwania
• Koszty zakupu zastępczych towarów lub usług
• Szkody wynikające z przerw w działalności
• Grzywny, kary administracyjne lub mandaty nałożone na Użytkownika przez organy publiczne
• Roszczenia pracowników Użytkownika wynikające z danych wprowadzonych do systemu

Powyższe ograniczenie ma zastosowanie niezależnie od tego, czy Usługodawca został poinformowany o możliwości wystąpienia takich szkód, oraz niezależnie od podstawy roszczenia (umowa, delikt, inne).

f) Nieprawidłowe użycie funkcji

• HACCP: Wyniki kontroli sanitarnych, kary Sanepidu, zatrucia pokarmowe - moduł jest narzędziem pomocniczym i nie zastępuje oficjalnego systemu HACCP
• Grafiki: Naruszenie Kodeksu Pracy w zakresie czasu pracy - system nie weryfikuje automatycznie zgodności z przepisami
• Faktury: Błędy w rozliczeniach podatkowych - system nie jest programem księgowym
• Szkolenia: Brak ważnych szkoleń wymaganych prawem (BHP, sanitarne) - szkolenia wewnętrzne nie zastępują szkoleń certyfikowanych

4. Ograniczenie kwotowe odpowiedzialności

• Wersja bezpłatna i okres kuponu: 0 zł (zero złotych) - korzystanie bezpłatne oznacza akceptację pełnego ryzyka
• Moduły płatne: Mniejsza z kwot: wartość opłat subskrypcyjnych zapłaconych w ciągu ostatnich 3 miesięcy lub 300 zł
• Pakiet „Wszystkie moduły”: Mniejsza z kwot: wartość opłat subskrypcyjnych zapłaconych w ciągu ostatnich 6 miesięcy lub 1500 zł
• Umowa indywidualna: Mniejsza z kwot: wartość opłat subskrypcyjnych zapłaconych w ciągu ostatnich 12 miesięcy lub kwota określona w indywidualnej umowie

Ograniczenie to stanowi łączny limit dla wszystkich roszczeń zgłoszonych w danym roku kalendarzowym, niezależnie od liczby incydentów lub podstaw roszczeń. Po wyczerpaniu limitu, dalsze roszczenia nie będą rozpatrywane.

Ograniczenie to nie ma zastosowania wyłącznie do szkód wyrządzonych umyślnie przez Usługodawcę, co Użytkownik musi udowodnić w sposób niebudzący wątpliwości.

4a. Obowiązek udowodnienia szkody

Użytkownik zgłaszający roszczenie wobec Usługodawcy jest zobowiązany do:

• Udowodnienia zaistnienia szkody i jej wysokości (dokumentacja)
• Udowodnienia związku przyczynowo-skutkowego między działaniem/zaniechaniem Usługodawcy a szkodą
• Udowodnienia winy Usługodawcy (nie dotyczy odpowiedzialności na zasadzie ryzyka)
• Wykazania, że podjął wszelkie rozsądne działania w celu minimalizacji szkody
• Zgłoszenia roszczenia w terminie 30 dni od dnia, w którym dowiedział się o szkodzie

Roszczenia zgłoszone po upływie 30 dni od dnia powzięcia wiedzy o szkodzie, a w każdym przypadku po upływie 12 miesięcy od zdarzenia wywołującego szkodę, nie będą rozpatrywane.

5. Procedura obsługi incydentów bezpieczeństwa

W przypadku podejrzenia lub wykrycia incydentu bezpieczeństwa:

• Usługodawca niezwłocznie podejmie działania naprawcze
• Użytkownicy zostaną powiadomieni w ciągu 72h (zgodnie z RODO)
• W przypadku naruszeń danych osobowych, Usługodawca zgłosi incydent do PUODO
• Usługodawca udzieli wsparcia w zakresie komunikacji z osobami, których dane dotyczą
• Po incydencie przygotowany zostanie raport i wdrożone dodatkowe zabezpieczenia

6. Ubezpieczenie

Usługodawca posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej obejmujące działalność związaną ze świadczeniem usług drogą elektroniczną. Szczegóły ubezpieczenia dostępne na życzenie dla klientów z umową indywidualną.

7. Indemnifikacja (zwolnienie z odpowiedzialności)

Obowiązek indemnifikacji obejmuje roszczenia wynikające z:

• Naruszenia Regulaminu przez Użytkownika lub osoby działające w jego imieniu
• Naruszenia praw osób trzecich przez Użytkownika (w tym praw własności intelektualnej, prywatności, dóbr osobistych)
• Danych wprowadzonych przez Użytkownika do systemu, w tym danych osobowych pracowników
• Wykorzystania Usługi niezgodnie z przeznaczeniem lub niezgodnie z prawem
• Roszczeń pracowników Użytkownika dotyczących ich danych przetwarzanych w systemie
• Roszczeń kontrahentów Użytkownika dotyczących faktur lub innych dokumentów wystawionych w systemie
• Kontroli organów państwowych (Sanepid, PIP, US) zakończonych negatywnie z powodu nieprawidłowości w dokumentacji prowadzonej przez Użytkownika
• Działań lub zaniechań osób, którym Użytkownik udostępnił dostęp do swojego konta
• Oświadczeń lub zapewnień złożonych przez Użytkownika osobom trzecim w oparciu o dane z systemu

Usługodawca niezwłocznie powiadomi Użytkownika o takim roszczeniu i zapewni rozsądną współpracę (na koszt Użytkownika) w obronie. Użytkownik nie może zawierać ugody bez pisemnej zgody Usługodawcy.

8. Akceptacja ryzyka

9. Brak prawa do pozwu zbiorowego

Użytkownik zgadza się, że wszelkie spory z Usługodawcą będzie rozstrzygał wyłącznie indywidualnie i nie będzie wszczynał ani uczestniczył w jakimkolwiek pozwie zbiorowym (class action) ani postępowaniu grupowym przeciwko Usługodawcy. Użytkownik zrzeka się prawa do uczestnictwa w postępowaniach grupowych lub dołączania do pozwów zbiorowych jako członek klasy.

VII. Rozwiązanie umowy

1. Rezygnacja przez Użytkownika

• Użytkownik może zrezygnować z Modułów płatnych albo z Usługi w dowolnym momencie przez panel użytkownika
• Anulowanie subskrypcji Modułu skutkuje brakiem odnowienia na kolejny okres; pełny zakres Modułu pozostaje aktywny do końca opłaconego okresu, a następnie Organizacja korzysta z Wersji bezpłatnej
• Po usunięciu konta Organizacji dane są przechowywane przez 30 dni (możliwość reaktywacji)
• Po 30 dniach dane są trwale usuwane (z wyjątkiem wymaganych prawem)

2. Eksport danych

Przed zakończeniem korzystania z Usługi, Użytkownik ma prawo do eksportu swoich danych:

• Eksport do CSV: pracownicy, grafiki, wydatki, faktury, kontrahenci
• Eksport do PDF: dokumenty, raporty, certyfikaty szkoleń
• Eksport plików: załączone zdjęcia, dokumenty
• Na życzenie (umowa indywidualna): pełny eksport bazy danych

3. Rozwiązanie przez Usługodawcę

Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

• Rażącego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu
• Wykorzystywania Usługi do działań nielegalnych
• Prób włamania lub obejścia zabezpieczeń
• Wprowadzania treści naruszających prawo lub prawa osób trzecich
• Działań na szkodę innych Użytkowników lub Usługodawcy
• Zaległości płatniczych przekraczających 60 dni

W przypadku rozwiązania z winy Użytkownika, opłaty nie podlegają zwrotowi.

4. Skutki rozwiązania

• Natychmiastowe zablokowanie dostępu do Usługi
• 30-dniowy okres na eksport danych (na wniosek)
• Trwałe usunięcie danych po upływie okresu retencji
• Zachowanie danych wymaganych prawem przez odpowiedni okres

VIII. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu z następujących powodów:

• Zmiany przepisów prawa
• Zmiany funkcjonalności Usługi
• Zmiany warunków technicznych świadczenia Usługi
• Zmiany warunków cenowych
• Zmiany w zakresie bezpieczeństwa

Procedura zmiany Regulaminu:

• Powiadomienie Administratorów Organizacji drogą elektroniczną (email) z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem
• Publikacja nowej wersji Regulaminu na stronie
• Możliwość rezygnacji z Usługi przed wejściem zmian w życie
• Kontynuowanie korzystania z Usługi po wejściu zmian oznacza ich akceptację

IX. Postanowienia końcowe

1. Prawo właściwe

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają: Kodeks Cywilny, Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Ustawa o ochronie danych osobowych, Rozporządzenie RODO oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego i europejskiego.

2. Rozstrzyganie sporów

a) Obowiązkowe postępowanie polubowne

Przed wszczęciem jakiegokolwiek postępowania sądowego lub arbitrażowego, strony zobowiązane są do podjęcia próby polubownego rozwiązania sporu poprzez:

• Krok 1: Pisemna reklamacja do Usługodawcy (email na kontakt@gastromenadzer.pl)
• Krok 2: Usługodawca odpowiada w terminie 14 dni (część IV pkt 13)
• Krok 3: Jeśli odpowiedź jest niesatysfakcjonująca, mediacja przed mediatorem wybranym wspólnie przez strony (koszt dzielony po połowie)
• Krok 4: Mediacja trwa max. 60 dni

Dopiero po wyczerpaniu powyższych kroków możliwe jest wszczęcie postępowania sądowego lub arbitrażowego. Roszczenia wniesione z pominięciem tego trybu będą pozostawiane bez rozpoznania.

b) Właściwość sądowa

W przypadku braku porozumienia po mediacji:

• Dla przedsiębiorców: Wyłączna właściwość sądu właściwego dla siedziby Usługodawcy
• Dla konsumentów: Sąd właściwy według przepisów ogólnych lub platforma ODR (https://ec.europa.eu/consumers/odr)

c) Termin przedawnienia

Wszelkie roszczenia wobec Usługodawcy muszą być zgłoszone w terminie 1 roku od dnia, w którym Użytkownik dowiedział się lub przy zachowaniu należytej staranności mógł się dowiedzieć o podstawie roszczenia. Roszczenia zgłoszone po tym terminie ulegają przedawnieniu i nie będą rozpatrywane. Krótszy termin przedawnienia jest uzasadniony specyfiką usług IT i koniecznością szybkiego wyjaśniania sporów.

3. Klauzula salwatoryjna

W przypadku, gdy którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub niewykonalne, pozostałe postanowienia zachowują moc. Nieważne postanowienie zostanie zastąpione postanowieniem możliwie najbliższym celowi gospodarczemu postanowienia nieważnego.

4. Całość umowy

Regulamin wraz z Polityką Prywatności i ewentualnymi załącznikami stanowi całość umowy między Użytkownikiem a Usługodawcą i zastępuje wszelkie wcześniejsze ustalenia.

5. Kontakt

Wszelkie pytania, uwagi i reklamacje należy kierować na:

• Email:kontakt@gastromenadzer.pl
• Email (RODO/dane osobowe):dane@gastromenadzer.pl
• Telefon:+48 727 715 097 (pon.–pt. 9:00–17:00)
• Adres korespondencyjny: ML GROUP INVEST Sp. z o.o., ul. Adama Mickiewicza 83, 48-100 Głubczyce
• Formularz: gastromenadzer.pl/kontakt oraz w panelu użytkownika

6. Wejście w życie

Regulamin obowiązuje od 27 listopada 2025 roku. Wersja 3.2 wchodzi w życie z dniem 6 listopada 2026 roku dla Organizacji zarejestrowanych od tego dnia. Dla Organizacji zarejestrowanych wcześniej stosuje się Załącznik nr 2.

Załącznik nr 2: Organizacje zarejestrowane przed 6 listopada 2026 r.

• Organizacje zarejestrowane przed dniem wejścia w życie wersji 3.2 korzystają z Usługi na dotychczasowych warunkach: plan, cena i okres rozliczeniowy są widoczne w panelu (zakładka Abonament) albo wynikają z umowy indywidualnej. Okres próbny przyznany przed tym dniem trwa do daty wskazanej w panelu.
• Po końcu opłaconego okresu, okresu próbnego lub po nieudanej płatności dostęp do modułów takiej Organizacji zostaje wstrzymany, a dane pozostają zapisane.
• Przejście takiej Organizacji na Wersję bezpłatną i Moduły opisane w części IV następuje wyłącznie po powiadomieniu Administratora Organizacji drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (część VIII) albo na wniosek Organizacji.