Dla menedżera — jak sprawdzać raporty kasjerskie

O co chodzi z raportami?

Po każdej zmianie kasjer rozlicza się z gotówki, karty i platform dostawczych. Ty jako menedżer widzisz to na jednym ekranie — kto pracował, ile sprzedał i czy pieniądze się zgadzają. Jeśli coś nie gra — od razu to widzisz.

Po co Ci raporty kasjerskie?

Raporty kasjerskie dają Ci trzy rzeczy:

Kontrolę nad gotówką — system liczy ile powinno być w kasie na podstawie zamówień. Kasjer na koniec zmiany liczy ile faktycznie jest. Jeśli jest różnica — widzisz ile i w jakim kierunku (nadwyżka czy niedobór).
Kontrolę nad terminalem płatniczym — kasjer drukuje raport z terminala i wpisuje kwotę. System porównuje ją z tym co zarejestrował w POS. Widzisz od razu czy się zgadza.
Kontrolę nad platformami dostawczymi — kasjer wpisuje kwoty z raportów Uber Eats, Bolt Food, Wolt, Glovo czy Pyszne.pl. System porównuje z zamówieniami w POS.

Dodatkowo kasjer robi zdjęcia wydruków z terminala i platform — możesz je sprawdzić w raporcie jeśli masz wątpliwości.

Gdzie znajdziesz raporty?

Wejdź w menu boczne → Raporty Kasjera. Zobaczysz dwa elementy:

Lista raportów kasjerskich — aktywna zmiana na górze, zamknięte zmiany poniżej

Aktywna zmiana (na górze) — jeśli ktoś teraz pracuje, widzisz kto to jest i jaki jest bieżący obrót. Możesz kliknąć „Podgląd" żeby zobaczyć szczegóły na żywo.
Lista zamkniętych zmian (poniżej) — każda zmiana to osobny wiersz. Kliknij żeby otworzyć pełny raport.

Co jest w raporcie zamkniętej zmiany?

Kiedy klikniesz zamkniętą zmianę, zobaczysz raport podzielony na sekcje. Każda sekcja pokazuje jedno porównanie: ile powinno być vs ile kasjer zadeklarował.

Gotówka

Najważniejsza sekcja. System liczy automatycznie ile gotówki powinno być w kasie na koniec zmiany:

Kasjer na koniec zmiany policzył ile faktycznie jest w kasie i wpisał tę kwotę. W raporcie widzisz rozbudowane wyliczenie:

Stan początkowy — ile było w kasie na początku zmiany

+ Sprzedaż gotówkowa — ile wpłynęło z zamówień opłaconych gotówką

- Przeniesienia do sejfu — ile gotówki kasjer przeniósł do sejfu w ciągu zmiany

+ Wpłaty w module kas — wpłaty zarejestrowane w module kasowym poza POS

- Wypłaty w module kas — wypłaty zarejestrowane w module kasowym poza POS

= Oczekiwana gotówka — ile powinno być w kasie po tych operacjach

Policzona gotówka — ile kasjer zadeklarował po przeliczeniu

Różnica gotówki — nadwyżka (jest więcej niż powinno) albo niedobór (brakuje)

Terminal płatniczy

Kasjer drukuje raport dzienny z terminala (ten mały papierek z podsumowaniem dnia) i wpisuje łączną kwotę. System porównuje ją z sumą płatności kartą z POS.

Karta wg POS — suma zamówień opłaconych kartą w systemie

Deklaracja z terminala — kwota z wydruku terminala

Różnica — plus lub minus

Zdjęcie wydruku jest załączone do raportu — możesz je powiększyć i sprawdzić.

Platformy dostawcze

Jeśli lokal obsługuje platformy typu Uber Eats, Bolt Food itd., kasjer wpisuje kwoty z raportów każdej platformy. System porównuje je z zamówieniami zarejestrowanymi w POS.

Widzisz osobno dla każdej platformy: kwotę z POS, kwotę wpisaną przez kasjera i różnicę. Zdjęcia raportów też są w raporcie.

Sejf

Jeśli kasjer w trakcie zmiany przenosił gotówkę do sejfu (np. kiedy w kasie zebrało się za dużo) — widzisz ile łącznie przeniesiono. Ta kwota jest już odliczona od oczekiwanego stanu kasy.

Jak czytać różnice?

W każdej sekcji raportu zobaczysz różnicę. Oto co oznaczają:

Różnica = 0,00 zł

Wszystko się zgadza. Kasjer rozliczył się dokładnie.

Drobna różnica (kilka groszy — kilka złotych)

To normalne. Reszty nie zawsze wychodzą co do grosza. Jeśli różnica jest stała (np. codziennie +2 zł), sprawdź czy kasjer poprawnie wydaje reszty.

Duża różnica (kilkadziesiąt złotych i więcej)

Coś poszło nie tak. Sprawdź możliwe przyczyny — lista poniżej.

Najczęstsze problemy i co z nimi zrobić

Oto sytuacje, które możesz napotkać, i jak je rozwiązać:

1. Niedobór gotówki (jest mniej niż powinno)

Możliwe przyczyny:

Kasjer źle wydał resztę (np. dał za dużo)
Kasjer źle przeliczył gotówkę przy zamknięciu
Zamówienie opłacone gotówką, ale kasjer nie włożył pieniędzy do kasy
Kasjer wpisał złą kwotę przy otwarciu zmiany (za dużo) — wtedy na koniec „brakuje"

Co zrobić: Porozmawiaj z kasjerem. Sprawdź zdjęcia i notatki w raporcie. Jeśli to pomyłka przy liczeniu — edytuj raport (przycisk „Edytuj").

2. Nadwyżka gotówki (jest więcej niż powinno)

Możliwe przyczyny:

Kasjer wydał za mało reszty
Zamówienie opłacone kartą, ale kasjer wybrał „gotówka" w POS
Kasjer wpisał złą kwotę przy otwarciu (za mało) — na koniec „zostaje"

Co zrobić: Sprawdź zamówienia z tej zmiany. Jeśli metoda płatności jest źle przypisana — system może się mylić.

3. Różnica w terminalu

Możliwe przyczyny:

Kasjer wybrał „karta" w POS, ale klient zapłacił gotówką (lub odwrotnie)
Kasjer źle przepisał kwotę z wydruku terminala
Terminal zliczył transakcje z innego dnia (np. nie zamknięto dnia na terminalu wcześniej)

Co zrobić: Sprawdź zdjęcie wydruku terminala w raporcie. Porównaj z zamówieniami w POS.

4. Różnica w delivery

Możliwe przyczyny:

Zamówienie zarejestrowane w POS, ale anulowane na platformie
Zamówienie przyszło z platformy, ale kasjer go nie wbił w POS
Kasjer źle przepisał kwotę z raportu platformy
Zamówienie nie zostało przypisane do konkretnej platformy (pokazuje się jako „nieprzypisane")

Co zrobić: Sprawdź zdjęcia raportów z platform. Porównaj listę zamówień.

Twoje narzędzia jako menedżer

Podgląd aktywnej zmiany

Kliknij „Podgląd" przy aktywnej zmianie. Widzisz na żywo: ile jest zamówień, jaki obrót, podział na gotówkę/kartę/delivery. Kasjer tego nie widzi — to jest tylko dla Ciebie.

Edycja zamkniętego raportu

Kliknij zamkniętą zmianę → przycisk „Edytuj". Możesz poprawić: kwotę gotówki, kwotę terminala, kwoty platform, notatki. Przydatne gdy kasjer się pomylił przy wpisywaniu i sam zauważyłeś błąd.

Przeliczenie raportu

Przycisk „Przelicz" aktualizuje kwoty „wg POS" na podstawie aktualnych zamówień. Przydatne gdy po zamknięciu zmiany anulowałeś lub edytowałeś jakieś zamówienie — przeliczenie wyrówna dane.

Wymuszenie zamknięcia zmiany

Kasjer zapomniał zamknąć zmianę? Przy aktywnej zmianie masz przycisk „Wymuś zamknięcie". System zamknie zmianę z aktualnymi danymi. Kasjer będzie musiał się rozliczyć przy następnej okazji.

Dobre praktyki

Sprawdzaj raporty codziennie — nie odkładaj na koniec tygodnia

Jeśli różnica się powtarza u tego samego kasjera — porozmawiaj z nim

Upewnij się, że kasjerzy robią zdjęcia wydruków — to Twoje dowody

Naucz kasjerów żeby wpisywali prawdziwe kwoty, a nie zaokrąglali „żeby się zgadzało"

Różnice do kilku złotych to norma — nie rób z tego problemu

Podsumowanie

System robi za Ciebie całą matematykę. Ty musisz tylko codziennie zajrzeć w raporty i sprawdzić czy różnice są w normie. Jeśli coś nie gra — masz zdjęcia, kwoty i historię żeby dojść do sedna problemu.